Urlaub ablehnen: Wann der Chef Nein sagen darf

Aktualisiert am 23. Oktober 2020 von Ömer Bekar

Infos zu Urlaub ablehnen
Wer wann in Urlaub kann, wird manchmal zum Streitthema in der Firma.

Als Arbeitnehmer steht Ihnen bezahlter Urlaub zu. Und letztlich profitiert auch Ihr Arbeitgeber davon, wenn Sie in Urlaub gehen. Denn wenn Sie erholt und entspannt zurückkommen, haben Sie wieder neue Kraft und sind leistungsfähiger. Doch nicht immer kann Ihnen der Arbeitgeber Ihren Urlaubswunsch so erfüllen, wie Sie das gerne hätten. Der Spielraum für eine Absage ist zwar ziemlich begrenzt. Aber unter bestimmten Umständen kann der Arbeitgeber einen Antrag auf Urlaub ablehnen.

Wer gesund und leistungsfähig bleiben möchte, braucht Pausen. Das weiß auch der Gesetzgeber. Deshalb ist der Anspruch auf Erholungsurlaub sogar gesetzlich geregelt, nämlich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).

Gemäß § 3 BUrlG stehen jedem Arbeitnehmer bei einer Sechs-Tage-Woche mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr zu. Bei der inzwischen üblichen Fünf-Tage-Woche beläuft sich der Mindestanspruch auf 20 Urlaubstage jährlich.

Der Urlaub an sich steht in aller Regel außer Frage. Doch wenn es um den Zeitpunkt geht, kommt es immer mal wieder zu Unstimmigkeiten. Denn der Arbeitgeber muss den Urlaubswunsch des Arbeitnehmers nicht immer erfüllen. Manchmal bleibt ihm auch gar keine andere Wahl, als den Urlaub zu verweigern.

Wir erklären, wann Ihr Chef Ihren Urlaub ablehnen kann. Und wir zeigen auf, welche Möglichkeiten Sie im Fall einer Absage haben.

Wann darf der Arbeitgeber den Antrag auf Urlaub ablehnen?

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber Ihre Urlaubswünsche berücksichtigen. Allerdings gibt es gemäß § 7 Abs. 1 BUrlG zwei Gründe, aus denen er Ihnen einen Urlaub zum gewünschten Zeitpunkt verweigern kann. Nämlich dann, wenn Ihrem Urlaub

  • dringende betriebliche Belange oder
  • Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegenstehen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben.

Ein Sonderfall gilt, wenn eine Maßnahme der medizinischen Rehabilitation oder Vorsorge ansteht und Sie direkt im Anschluss daran Urlaub nehmen möchten. Diesem Wunsch muss Ihr Arbeitgeber entsprechen.

Was sind dringende betriebliche Belange?

Eine gesetzliche Definition dafür, was dringende betriebliche Gründe sind, gibt es nicht. Andererseits ist nicht jede Kleinigkeit, die den Betriebsablauf beeinträchtigen könnte, gleich eine Begründung dafür, dass Ihnen Ihr Arbeitgeber den gewünschten Urlaub verweigern kann.

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Möglich ist eine Ablehnung Ihres Urlaubsantrags zum Beispiel wegen personeller Engpässe. Ist Ihre Abteilung unterbesetzt, weil mehrere Kollegen krank sind oder den Betrieb nach einer Kündigung verlassen haben, wiegen die betrieblichen Interessen schwerer als Ihr Urlaubswunsch zu diesem Zeitpunkt. Gleiches gilt, wenn unerwartet viele Aufträge hereinkommen oder wichtige Aufträge nicht termingerecht fertig werden, ohne dass alle mit anpacken.

Daneben können die betrieblichen Gründe mit branchentypischen Besonderheiten zusammenhängen. So kann beispielsweise das Weihnachtsgeschäft für soviel Mehrarbeit sorgen, dass der Urlaub warten muss. Auch notwendige Arbeiten für den Abschluss des Kalender- oder Geschäftsjahres können ein Grund für den Arbeitgeber sein, einen Urlaub abzulehnen.

Und nicht zuletzt kann ein Notfall wie zum Beispiel ein Brand, eine Störung in einer Produktionsstraße oder ein Ausfall der kompletten IT dazu führen, dass Sie Ihren Urlaub aus betrieblichen Gründen auf einen späteren Zeitpunkt verschieben müssen.

Was hat es mit den sozialen Gesichtspunkten auf sich?

Abgesehen von Betriebsferien, können in einer Firma natürlich nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub machen. Deshalb ist es in vielen Unternehmen üblich, gleich zu Jahresbeginn einen vorläufigen Urlaubsplan abzugeben. Auf dieser Basis kann der Chef frühzeitig planen, wer wann in Urlaub geht.

Bei der endgültigen Bewilligung der Urlaubsanträge muss der Arbeitgeber dann soziale Gesichtspunkte berücksichtigen. Dazu gehören zum Beispiel folgende Faktoren:

  • Alter und Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Ferien bei schulpflichtigen Kindern
  • besonderes Erholungsbedürfnis des jeweiligen Arbeitnehmers
  • Anzahl der Urlaube des Mitarbeiters im laufenden Jahr
  • Urlaubsplanungen der vergangenen Jahre

Kollegen, die schulpflichtige Kinder haben, werden eher Urlaub während der Schulferien bekommen als ein kinderloser Single. Genauso wird der Urlaubswunsch eines älteren Kollegen, der schon seit vielen Jahren im Betrieb arbeitet und im laufenden Jahr zum ersten Mal Urlaub machen möchte, Vorrang vor dem Antrag eines Mitarbeiters haben, der noch nicht so lange dabei ist und dieses Jahr bereits zweimal Urlaub hatte.

Doch das heißt nicht, dass Sie ohne schulpflichtige Kinder keine Chance darauf haben, dass Ihnen Ihr Arbeitgeber in den Ferien Urlaub gewährt. Brauchen Sie Urlaub, weil sie zum Beispiel eine besonders arbeitsreiche Zeit hinter sich haben, muss Ihr Arbeitgeber das berücksichtigen.

Gleiches gilt, wenn Sie in den Jahren zuvor regelmäßig Ihren Kollegen den Vortritt gelassen haben. Dann muss Ihr Arbeitgeber ebenfalls berücksichtigen, dass Sie jetzt einmal an der Reihe sind. Auch eine Erkrankung wie eine Allergie, die Ihnen Urlaub nur zu bestimmten Zeiten ermöglicht, muss der Arbeitgeber in seine Entscheidung über den Urlaubsantrag einfließen lassen.

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Was gilt für Betriebsurlaub?

Ein Unternehmen kann Betriebsferien anordnen. So eine Vereinbarung kann auch im Arbeitsvertrag stehen. Viele Gerichte vertreten zwar die Ansicht, dass dringende betriebliche Interessen die Betriebsferien begründen müssen. In der Praxis gestaltet sich die Umsetzung aber meist ohne Probleme.

Wenn zum Beispiel ein Rechtsanwalt Urlaub macht, ist es schließlich durchaus sinnvoll, wenn auch seine Angestellten pausieren und die Kanzlei geschlossen bleibt. Genauso kann ein Handwerksbetrieb, der im Bereich Gartenbau tätig ist, gut zwischen Weihnachten und Neujahr Betriebsurlaub machen.

Allerdings dürfen Betriebsferien nicht den ganzen Jahresurlaub in Beschlag nehmen. Über einen gewissen Anteil müssen Sie frei verfügen können. Das Bundesarbeitsgericht hatte einmal geurteilt, dass als Betriebsurlaub maximal drei Fünftel der Urlaubstage zulässig sind (Az. 1 ABR 79/79, Urteil vom 28. Juli 1981). Doch die Rechtsprechung ist sich hier nicht ganz einig. Viele Gerichte gehen von etwa zwei Wochen Betriebsferien als Grenze aus.

Gibt es keine feste Vereinbarung, muss der Arbeitgeber die Betriebsferien außerdem rechtzeitig ankündigen. Gesetzliche Vorgaben dazu existieren nicht. Allerdings darf der Arbeitgeber seine Pläne nicht erst verkünden, nachdem die Mitarbeiter schon ihre Urlaubspläne fertig haben. Ein halbes Jahr vorher dürfte daher angemessen sein. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat er in Sachen Betriebsurlaub ebenfalls ein Wörtchen mitzureden.

Was tun, wenn der Arbeitgeber den Urlaub nicht bewilligt?

Auch wenn Ihnen Urlaub zusteht, sollten Sie Ihre Urlaubspläne mit dem Chef absprechen. Auf gut Glück zu buchen und darauf zu hoffen, dass der Arbeitgeber Ihren Urlaub schon nicht ablehnen wird, ist keine gute Idee. Denn nicht jeder Urlaubsantrag kann und muss bewilligt werden. Dass Sie eventuell eine Reise gebucht haben, ändert daran nichts.

Erscheinen Sie nicht zur Arbeit, obwohl Ihr Arbeitgeber den Urlaub abgelehnt hat, riskieren Sie die Kündigung. Und weil es sich aus juristischer Sicht um eine Arbeitsverweigerung handelt, kann Sie der Arbeitgeber sogar fristlos entlassen.

Andererseits muss Ihr Arbeitgeber begründen können, warum er Ihnen den gewünschten Urlaub verweigert hat. Deshalb können Sie vor Gericht gehen und einklagen, dass Ihr Urlaubsantrag bewilligt wird.

Das Problem an der Sache ist nur, dass es eine ganze Weile dauern kann, bis die Verhandlung vor dem Arbeitsgericht stattfindet. Aus diesem Grund wird es meist notwendig sein, dass Sie in einem Eilverfahren eine einstweilige Verfügung erwirken. So kann rechtzeitig zum gewünschten Urlaubstermin noch eine Entscheidung herbeigeführt werden.

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In dem Verfahren müssen Sie dann plausibel erklären, warum die Klage eilt und wann genau Sie Urlaub nehmen wollen. Ihr Arbeitgeber wiederum muss nachweisen, dass und welche dringenden betrieblichen Gründe dazu geführt haben, dass er Ihren Urlaub ablehnen musste.

Dazu ein Beispiel aus der Praxis

Eine Unternehmensberatung hatte den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters abgelehnt. Als Begründung hatte sie angegeben, dass sie einen Großauftrag von einer Bank erwarte. Wegen der großen Konkurrenz in der Branche müsse sichergestellt sein, dass dieser Auftrag termingerecht abgewickelt werden könne.

Daraufhin erhob der Mitarbeiter Klage auf Gewährung des Urlaubs. Das Arbeitsgericht Frankfurt a. M. gab ihm Recht. Denn die Unternehmensberatung konnte weder den zeitlichen Rahmen noch den Umfang des Auftrags belegen, den sie erwartete. Deshalb war dem Gericht die Begründung zu allgemein (Az. 15 Ga 117/04, Urteil vom 24. Mai 2004).

Tatsächlich sollten Sie sich aber gut überlegen, ob es Sinn macht, vor Gericht zu ziehen. Selbst wenn das Urteil zu Ihren Gunsten ausfällt, wird der Urlaub einen faden Beigeschmack haben. Und für das weitere Arbeitsverhältnis wird das Gerichtsverfahren vermutlich auch nicht optimal sein. Hatte der Arbeitgeber einen guten Grund, warum er Ihren Urlaub im gewünschten Zeitraum ablehnen musste, hat Sie die ganze Angelegenheit außerdem nur unnötig Geld gekostet.

Besser ist deshalb, wenn Sie Ihren Urlaub frühzeitig beantragen und sich mit den Kollegen absprechen. Meistens lässt sich eine Lösung finden, mit der alle Beteiligten leben können.

Muss der Arbeitnehmer eigentlich einen schon genehmigten Urlaub antreten oder kann er noch ablehnen?

Nicht nur der Arbeitgeber kann Ihren Antrag auf Urlaub ablehnen. Genauso ist denkbar, dass Sie es sich anders überlegen und Ihren Urlaub lieber verschieben wollen.

Doch ganz so einfach ist das nicht. An die Festlegung des Urlaubs sind nämlich beide Seiten gebunden. Ihr Arbeitgeber muss ebenso planen können wie Sie. Deshalb können Sie einen genehmigten Urlaubsantrag nicht ignorieren und einfach zur Arbeit erscheinen, obwohl Sie eigentlich im Urlaub sein sollten.

Stattdessen müssen Sie Ihrem Arbeitgeber rechtzeitig Bescheid sagen, wenn Sie die Urlaubstage doch nicht verbrauchen wollen. Und dann kommt es auf die betriebliche Situation und die Absprache an, ob Sie Ihr Arbeitgeber in Urlaub schickt oder ob nicht.